項目管理軟件對成本管理的作用
發布時間：2013-01-28 點擊率：3174
隨著建筑施工行業的平均利潤率不斷降低，加強施工過程的成本控制越來越被施工企業所重視。一些具有實力的軟件公司在深入研究施工項目成本控制的客觀規律的基礎上，研制開發了適用于施工項目成本管理的軟件系統。 經過實際應用，這種系統會給項目成本管理帶來了3個層面（數據、流程、決策）的變化；解決了4個主要的問題（準確、實時的項目成本核算；權責明確的過程控制；動態的“盈虧分析”；改變人的工作狀態）。 1 對項目成本管理帶來了“三個層面”的變化 1.1 第一個層面是數據的信息化。 長久以來，項目部成本數據的歸集都倚靠手工操作進行，部門之間成本數據的交互倚靠紙介質進行，無法進行成本數據的統計、查詢、分析，而工具軟件的應用（如材料管理軟件、概預算軟件等）可以方便的進行某一方面的成本數據的歸集、分析、查詢，但滿足不了項目成本管理的系統性要求。 軟件系統將各種與成本相關的數據如消耗材料的進庫、出庫、退庫、報損；周轉材料的進場、出場、報損等等都以一定的數據格式錄入到計算機里，以數字的形式保存起來，可以隨時進行成本的歸集、查詢、分析。此外，各相關部門的成本數據通過局域網絡傳輸，實現成本數據的共享，從而實現了數據的信息化。 1.2 第二個層面是流程的規范化 目前，建筑企業在項目成本管理工作中面臨的一個普遍現象是操作流程不規范，造成了成本浪費的隱患、成本管理的低效及管理漏洞。 軟件系統作為一種管理手段，輔助企業的管理制度，將企業已經規范的一些科學的項目成本管理流程以軟件程序的方式固化下來，使得流程所涉及崗位員工的工作更加規范高效，加強了成本管理中的約束（如限額領料），減少人為控制和"拍腦袋"的管理行為，同時堵塞了管理上的漏洞。 1.3 第三個層面是決策的科學化 已往，由于落后的成本管理手段，在決策時缺乏對成本對象的“定量”分析（往往只能作“定性”的分析），使得決策往往依靠管理者的個人積累的經驗。而且管理者要等每個月報表出來后才知道哪兒超了、哪兒省了，若要等此時才決策，恐怕早已為時已晚了，這種憑經驗決策及事后決策（控制）的方法與市場經濟是極其不相適應的（可能也是“實屬無奈”），也根本無法控制住項目成本。此外，由于項目成本管理的“一次性”特點，也在客觀上決定了決策的“一次性”，過程控制中的決策失誤將無“后悔藥”可吃。 軟件系統通過對那些成本原始數據進行科學的加工處理，運用一定的計算模型，實現了項目成本管理的事前計劃、事中控制、事后分析等全過程的“定性”、“定量”分析，更重要的是通過這些“定性”、“定量”分析使項目管理者對成本過程控制中的“薄弱環節”作到心中有數，及早應對。所有這些從理論上（因為決策是管理者的行為，有人為因素參雜）保證了決策的科學性。此外，這套軟件系統可實時動態的進行成本數據歸集、查詢，從而真正起到對項目成本管理科學決策的支持作用,從某種意義上來說，這套系統也是項目成本管理的決策支持系統——輔助項目管理者科學決策。 2 解決的四個主要問題 2.1 準確、實時的項目成本核算 軟件系統本身就是一個業務平臺，從根本上消除了各業務部門的“隔離”，財務部門不但能了解項目成本產生的全部過程，而且伴隨著各相關業務部門的每一個作業，財務都有相應的反應。如材料部門在記錄一筆材料出庫、退庫的同時，財務也得到了這個信息，并將相應的材料費用計入實際成本；經營部門對分包商每完成一筆結算，財務就產生相應的應付款等等。可以看出正是這種成本數據信息的通暢、透明，才保障了項目成本的準確、實時成本核算才成為可能。 2.2 權責明確的過程控制 項目部不僅要進行管理范圍內的權責劃分，且還要處理外部錯綜復雜的權責關系：項目部建筑主材往往由公司或甲方供應；專業分包中公司與甲方也往往參與其中；項目部對公司的承包方式（實際上就是權責劃分）多種多樣等等。哪些成本由材料部門負責，哪些由機械部門負責；哪些成本是由公司負責，哪些由項目部負責；哪些成本由A分包隊負責哪些由B分包隊負責等等。而且，在市場經濟條件下要作到權責明確還必須進行“量價分離”，如公司供應主材時“價”對項目部是不可控的，而“量”是可控的，此時，這種材料的成本就由公司和項目部共同產生。對項目部來說就要對所有這些（成本的）權責進行劃分并跟蹤，否則，成本的“過程控制”將無法控制好。 已往在某些建筑企業也實行了“全員、全過程成本管理”，但由于成本管理手段的落后及制度方面的原因，使得責任成本制定容易、跟蹤難、考核更是難上難，這就造成項目成本誰都負責，而實際上又誰都不負責的局面。 軟件系統可以很方便地幫助項目部進行目標成本分解，依實際情況將目標成本明晰地劃分為“可控”及“不可控”部分（注意：此“不可控成本”并非與項目部無關了，而是從“量”或“價”角度按權責劃分不由項目部負責的），對“不可控”部分成本的盈虧項目部能說明盈虧的原因，對“可控”部分成本進行進一步的權責劃分，將其落實到責任部門及責任人，實時利用計算機系統對其發生成本進行計算、數據歸集、分析，并對其進行跟蹤，使得成本的“過程控制”“有章可循、有據可查”，配合項目部相關成本管理制度使“成本誰都負責，誰又都不負責”這個局面得以徹底改觀。 2.3 動態的“盈虧分析” 項目管理者關心在項目實施過程中到底是盈了還是虧了，盈了——盈了多少，虧了——虧了多少，這在過去往往是誰也說不清，其中一個重要的原因是——項目施工環境的“動態性”。 在項目施工過程中的不可預見因素很多（往往造成“計劃趕不上變化”），且各關鍵因素又是緊密關聯的，如進度、成本、質量三者中某一因素發生變化都會導致其它因素發生變化，如在施工過程中，由于某種原因造成進度計劃發生了延誤，這將導致一系列的變化：控制工期的關鍵工序可能發生變化；為保證工期可能要改變施工方法；這又可能導致材料、機械等資源使用計劃的變化；與此同時為保證工程質量可能將導致增加資源投入；而所有這些必將導致成本的變化，這是一個復雜的、系統的邏輯、數學模型。動態的施工環境決定了施工過程中的“盈虧分析”必然是動態的，單靠人手工計算及已往的經驗積累是不可想象的，這也難怪已往項目施工過程中“盈虧誰也說不清”的無可奈何了。 軟件系統利用計算機強大的數據處理功能，將與項目成本有關的各因素按成本費用的邏輯關系，建立起數學模型，采用人機結合方式，面對施工環境的動態變化系統自動進行成本的歸集。現在，用戶在應用了此套軟件系統后，隨時都可進行準確的成本的“盈虧分析”。 前面也提到項目部隨時可面對投影儀（計算機）顯示屏進行“成本核算”，其實它同時也可進行成本的“盈虧分析”，它的過程同樣可以作到實時、動態。 2.4 改變人的工作狀態 軟件系統集項目施工現場管理與成本管理于一體，它以提高項目部成本管理的整體水平為目標，不僅從業務上保證成本管理的更趨科學和規范，同時從人的角度對提高整體水平也有重要作用（1）該軟件系統是一個平臺軟件，各部門相關工作人員同在此平臺上進行項目成本的管理工作，加強了人與人之間、部門與部門之間、員工與領導之間的溝通，提高了工作效率。（2）由于這套軟件系統將項目成本形成過程“透明化”及“可控化”（即：過程可控）使得項目部員工能積極參與到項目成本的管理中來，為項目管理者出謀劃策，增強了員工的成本責任感。（3）項目管理者在決策時可以掌握更為詳盡（全面、定量）的信息，也就減少了決策失誤產生的可能。同樣，由于成本形成過程“透明化”及流程“規范化”，堵塞了管理上的漏洞，使少數人不能再“渾水摸魚”了。（4）通過軟件系統的實施，營造了一種溝通、參與、信任、高效、權責分明的文化氛圍，這些又保證和促使了項目部成本整體管理水平的提高。 總之，系統的應用使得項目部業務流程、管理制度、人員工作狀態得到很大的改善。相信，隨著軟件公司對施工管理過程的深入了解以及施工企業對信息化的不斷認識，軟件公司作為施工企業提高管理的強大支持必將發揮更大的作用。
