工程項目管理信息系統研究
發布時間：2013-01-24 點擊率：3318
1 在項目管理中,信息、信息流和信息處理各方面的總和稱為項目管理信息系統。管理信息系統是將各種管理職能和管理組織溝通起來并協調一致的神經系統。建立管理信息系統,并使其順利地運行,是項目管理者的責任,也是完成項目管理任務的前提。 項目管理信息系統總體模式項目管理信息系統必須經過專門的策劃和設計,并在項目實施中控制它的運行。 2 項目管理信息系統的建立過程信息系統是在項目組織模式、項目管理流程和項目實施流程的基礎上建立的,它們之間互相聯系又互相影響。項目管理信息系統的建立需要確定以下幾個基本問題: 2.1 信息的需要項目管理者和各職能部門為了決策、計劃和控制需要哪些信息?以什么形式、何時、從何種渠道取得信息?上層系統和周邊組織在項目過程中需要什么信息?這是調查確定信息系統的輸出,不同層次的管理者對信息的內容、精度、綜合性有不同的要求。 2.2 信息的收集和加工 (1)信息的收集在項目實施過程中,每天都要產生大量的原始資料,如記工單、領料單、任務單、圖紙、報告、指令、信件等。必須確定的是,由誰負責這些原始數據的收集?這些資料、數據的內容、結構、準確程度怎樣?由什么渠道獲得這些原始數據、資料? (2)信息的加工這些原始資料面廣、量大,形式豐富多彩,必須經過信息加工才能符合不同層次項目管理的要求。信息加工的概念很廣,包括:①一般的信息處理方法,如排序、分類、合并、插入、刪除等;②數學處理方法,如數學計算、數值分析、數理統計等;③邏輯判斷方法,包括評價原始資料的置信度、來源的可靠性、數值的準確性,利用資料進行項目診斷和風險分析等。 2.3 編制索引和存儲為了查詢、調用的方便,建立項目文檔系統,將所有信息分類、編目。許多信息作為工程項目的歷史資料和實施情況的證明,必須被妥善保存,一般要保存到項目結束,有些則要作長期保存。按不同的使用和存儲要求,數據和資料儲存于一定的信息載體上,要做到既安全可靠,又使用方便。 2.4 信息的使用和傳遞渠道信息的傳遞(流通)是信息系統活性和效率的表現。信息傳遞的特點是僅傳輸信息的內容,而保持信息結構不變。在項目管理中,要設計好信息的傳遞路徑,按不同的要求選擇快速的、誤差小的、成本低的傳輸方式。 3 項目管理信息系統總體描述項目管理信息系統是在項目管理組織、項目工作流程和項目管理工作流程基礎上設計的,并全面反映他們之中的信息和信息流。所以對項目管理組織、項目工作流程和項目管理流程的研究是建立管理信息系統的前提,而信息標準化、工作程序化、規范化是它的基礎。項目管理信息系統可以從以下幾個角度進行總體描述。 3.1 項目參加者之間的信息流通項目的信息流就是信息在項目參加者之間的流通。在信息系統中,每個參加者為信息系統網絡上的一個節點,它們都負責具體信息的收集(輸入)、傳遞(輸出)和信息處理工作。項目管理者要具體設計這些信息的內容、結構、傳遞時間、精確程度和其他要求。例如,在項目實施過程中: (1)業主需要的信息①項目實施情況月報,包括工程質量、成本、進度總報;②項目成本和支出報表,一般按分部工程和承包商作成本和支出報表;③供審批用的各種設計方案、計劃、施工方案、施工圖紙、建筑模型等;④決策前所需要的專門信息、建議等;⑤各種法律、規定、規范,以及其他與項目實施有關的資料等。 (2)業主作出的信息①各種指令,如變更工程、修改設計、變更施工順序、選擇承包商等;②審批各種計劃、設計方案、施工方案等;③向董事會提交工程項目實施情況報告。 (3)項目經理需要的信息①各項目管理職能人員的工作情況報表、匯報、報告、工程問題請示;②業主的各種口頭指令和書面指令、各種批準文件;③項目環境的各種信息;④工程各承包商、監理人員的各種工程情況報告、匯報、工程問題的請示。 (4)項目經理作出的信息①向業主提交各種工程報表、報告;②向業主提出決策用的信息和建議;③向社會其他方面提交工程文件;④向項目管理職能人員和專業承包商下達各種指令,答復各種請示,落實項目計劃,協調各方面工作等。 3.2 項目管理職能之間的信息流通項目管理系統是一個非常復雜的系統,它由許多子系統構成,可以建立各個項目管理信息子系統。例如,成本管理信息系統、合同管理信息系統、質量管理信息系統、材料管理信息系統等。它們是為專門的職能工作服務的,用來解決專門信息的流通問題,共同構成項目管理信息系統。 3.3 項目實施過程的信息流通項目實施過程中的工作程序既可表示項目的工作流,又可以從一個側面表示項目的信息流。在項目管理信息系統中,應設計在各工作階段的信息輸入、輸出和處理過程及信息的內容、結構、要求、負責人等。項目計劃階段的工作程序如圖4所示,可以看出,在圖中的每一環節上都需要信息,也會產生信息,這樣便構成了項目計劃管理系統的信息流。工程項目計劃工作流程按照項目生命期過程,還可以劃分為可行性研究系統、計劃管理信息系統、實施控制信息系統等。 4 結語為提高工程項目管理水平,實現工程項目管理信息化,必須要利用計算機以及網絡技術實現項目管理。通過收集、存儲和處理有關數據,建立項目管理信息系統,為項目管理人員提供信息,作為項目管理規劃、決策、控制和檢查的依據,以保證項目管理工作順利實施。
