員工墊付、報(bào)銷、項(xiàng)目(或子公司)備用金的區(qū)別及使用方法
一、員工墊付
1、情況描述：
公司或項(xiàng)目上采購(gòu)一些辦公用品，員工自己墊付購(gòu)買，再回來報(bào)銷。
2、完整的流程解決方案：
【其它費(fèi)用單】－>審核(可多級(jí)審核)－>【付款申請(qǐng)單】－>審核(可多級(jí)審核)－>【付款單】。
3、 注意事項(xiàng)：
（1）以上綠色部分的流程公司可根據(jù)自己的情況進(jìn)行簡(jiǎn)化或省略。
（2）如果有多級(jí)審核的情況，盡量開啟【其它費(fèi)用單】的多級(jí)審核，讓第一環(huán)節(jié)就進(jìn)入多級(jí)審核狀態(tài)，在【其它費(fèi)用單審】核完成后，讓最后一個(gè)審核人抄送給出納，再由出納做【付款申請(qǐng)單】自己審核后再做【付款單】。
說明：如果把多級(jí)審核放到【付款申請(qǐng)單】環(huán)節(jié)上，一但有人審核不通過，需要：打回付款申請(qǐng)單審核－>沖銷付款申請(qǐng)單－>再反審核【其它費(fèi)用單】，這樣才能再修改【其它費(fèi)用單】。這樣導(dǎo)致反向操作很多，待來很多麻煩，所以要把多級(jí)審核環(huán)節(jié)放到前面的【其它費(fèi)用單】上進(jìn)行。
（3）如果您是標(biāo)準(zhǔn)版用戶，沒有多級(jí)審核的功能、或者您是集團(tuán)版用戶不想在軟件中使用多級(jí)審核來完成整個(gè)流程，可以：【其它費(fèi)用單】－>自行審核－>打印－>拿出打印結(jié)果和相關(guān)的憑證找相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽定確認(rèn)－>【付款單】。
（4）有發(fā)票或收據(jù)可以做【發(fā)票單】（在【財(cái)務(wù)管理】－>【發(fā)票管理】中），如果還有其它的憑證，可以以附件的形式掛到【其它費(fèi)用單】中。
（5）因?yàn)殄X是直接給的員工，所以在做【付款申請(qǐng)單】或【付款單】時(shí)，注意“收款人明細(xì)”中寫名收款為墊付的員工。往來單位要寫明真實(shí)單位，如果是不具名的單位，可以提前在基礎(chǔ)信息的【往來單位維護(hù)】中添加一個(gè)名稱為“零星”的單位，統(tǒng)一處理類似費(fèi)用的支出。如下圖：
下面是最終的資金流水，看摘要我們可以得知：向[零星]單位付款，收款人是張三，如下圖：
二、員工先借款后報(bào)銷
1、適用于以下情況：
（1）公司的采購(gòu)員給項(xiàng)目上采購(gòu)材料， 該采購(gòu)員平時(shí)身上都留有一定的備用金，公司需要給
做定期支配。買完材料再回公司掛賬報(bào)銷。
（2）公司辦公人員需要出差等提前來公司借支錢，再回公司報(bào)銷。
2、流程解決方案（分三步）：
（1）借款：【員工請(qǐng)款單】－>審核(可多級(jí)審核)－>【員工借款單】。
（2）報(bào)銷：【材料采購(gòu)單】或【其它費(fèi)用單】－>審核(可多級(jí)審核)－>【付款申請(qǐng)單】－>審核(可多級(jí)審核)－>【付款單】。
（3）還款：【員工還款單】。
3、注意事項(xiàng)：
（1）以上綠色部分的流程公司可根據(jù)自己的情況進(jìn)行簡(jiǎn)化或省略。
（2）本情況和（一、員工墊付）情況比較中多了前期借款步驟、后期還款步驟。中間的報(bào)銷環(huán)節(jié)基本一樣，區(qū)別在【付款申請(qǐng)單】和【付款單】中要選中“沖抵員工借款”選項(xiàng)，報(bào)銷類別選擇“個(gè)人借款”，不需要填寫“收款人明細(xì)欄目”如下圖：
三、項(xiàng)目上（或子公司）需要有備用金進(jìn)行日常周轉(zhuǎn)，公司定期給予支付（適用于項(xiàng)目上或子公司有單獨(dú)的財(cái)務(wù)或者出納人員）。
1、情況描述：
項(xiàng)目上或子公司有單獨(dú)的財(cái)務(wù)人員，有可自行支配的銀行賬號(hào)，公司定期給該賬號(hào)支付資金作為該項(xiàng)目或子公司的備用金。
2、解決流程方案：（只能在網(wǎng)絡(luò)集團(tuán)版下解決）
（1）首先讓超級(jí)用戶進(jìn)入【系統(tǒng)維護(hù)】-【系統(tǒng)全局設(shè)置】，打開以下開關(guān)：
（2）讓超級(jí)用戶或總公司財(cái)務(wù)經(jīng)理在期初使用軟件時(shí)，在軟件的主菜單中【財(cái)務(wù)】－>【銀行管理】－>【銀行賬戶信息登記】中建立總公司賬戶和項(xiàng)目部（或子公司）賬戶，其中總公司銀行賬戶的授權(quán)使用人要設(shè)置為總公司的相關(guān)財(cái)務(wù)人員和總經(jīng)理，項(xiàng)目部（或子公司）賬戶的授權(quán)使用人要設(shè)置為總公司和該項(xiàng)目部（或子公司）的相關(guān)財(cái)務(wù)人員和經(jīng)理，這樣總公司人員不但能查詢總公司的銀行資金流水還能監(jiān)控到各項(xiàng)目部的流水，項(xiàng)目部（或子公司）只能查看自己的資金流水。如下圖：
張飛為總公司財(cái)務(wù)能看到各分公司的賬號(hào)，陳勝，吳廣只能看到各自己的賬號(hào)。
（3）平時(shí)項(xiàng)目部（或子公司）自行花的錢做【付款單】，支付賬戶只能選擇自己的賬戶。無權(quán)選擇其它賬戶。
（4）公司給項(xiàng)目部（或子公司）撥款做【銀行調(diào)撥單】，其中調(diào)出銀行為總公司的銀行賬號(hào)，調(diào)入銀行為項(xiàng)目部（或子公司）的銀行賬號(hào)，如下圖：
四、員工請(qǐng)款為”項(xiàng)目備用金”，該“備用金”只能應(yīng)用于對(duì)應(yīng)的請(qǐng)款項(xiàng)目
情況描述
1、項(xiàng)目經(jīng)理提前向總公司申請(qǐng)項(xiàng)目備用金，作為項(xiàng)目平時(shí)的日常開支，再定期回公司財(cái)務(wù)報(bào)銷，公司財(cái)務(wù)只有等到項(xiàng)目經(jīng)理來報(bào)賬時(shí)才能看到備用金的開銷去向。
2、解決流程方案：
（1）本解決方案基本上和情況二類似，區(qū)別在于員工請(qǐng)款單、員工借款單的[借款類別]要為“項(xiàng)目備用金”，如下圖：
支付完成之后可在“員工借款統(tǒng)計(jì)”-“項(xiàng)目備用金統(tǒng)計(jì)”查看到對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目備用金及報(bào)銷金額的匯總。
總結(jié)：
第二種情況中員工借款后報(bào)銷操作流程與第一種情況的員工墊付后報(bào)銷基本一致，區(qū)別在于“借款后報(bào)銷”進(jìn)行付款的時(shí)候無需添加“收款人明細(xì)”欄目。
第三種情況適用于財(cái)務(wù)或者子公司有獨(dú)立的財(cái)務(wù)或者出納人員，總公司給項(xiàng)目或者子公司調(diào)款之后可實(shí)時(shí)看到款項(xiàng)的調(diào)撥情況。
第四種情況適用于項(xiàng)目無獨(dú)立的財(cái)務(wù)或出納人員，需要員工申請(qǐng)項(xiàng)目備用金。資金的使用情況是在對(duì)應(yīng)的資金支出完成報(bào)賬的時(shí)候可查看到。操作與第二種情況基本一致，區(qū)別在于“員工請(qǐng)款借款時(shí)”借款類型選擇“項(xiàng)目備用金”，報(bào)銷時(shí)報(bào)銷類別選擇“項(xiàng)目備用金”。情況二是以人名借款，報(bào)銷時(shí)報(bào)哪個(gè)項(xiàng)目的都不限制。情況四是以人名、項(xiàng)目?jī)蓚€(gè)條件借款，而且在報(bào)銷時(shí)也要按借款時(shí)的條件報(bào)銷，項(xiàng)目專款專用，不能再去報(bào)銷別人或別的項(xiàng)目。
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